6 | קשר עם ספקים ולקוחות

מסך ראשי ⬅ מנהלים עסק ⬅ ניהול עובדים ⬅ 6 | קשר עם ספקים ולקוחות

מקשר אסטרטגי לקשר אפקטיבי

---

אינטראקציה, יחסי גומלין, תקשורת מהווים חלק גדול בעבודה שלנו כבעלי עסק.

בכל יום מחדש אנחנו מוקפים סביבנו באנשים - ספקים, לקוחות, עובדים, יועצים, אנשי מקצוע.

הקשרים הללו חשובים מאד להתנהלות העסקית המשותפת, וככל שיהיו טובים יותר העבודה המשותפת תושפע באופן ישיר, אך לא כולם יחסים בעלי משמעות אסטרטגית לעבודה שלנו.

חשוב שנזהה קשרים בעלי משמעות אסטרטגית נשקיע בהם, נלמד ונפתח אותם.

איך נזהה קשר אסטרטגי?

חשוב על קשר משמעותי/אסטרטגי בעבודה היומיומית. דמיין את האדם ואת העבודה המשותפת שלכם.

דרג את העבודה המשותפת בין 1-5: א. עד כמה העבודה המשותפת אינטנסיבית ויומיומית (למשל, ספק שאחראי על אספקת ירקות לדוכן סלטים מידי בוקר) ב. עד כמה העבודה המשותפת בעלת השלכות ישירות על ההכנסה, השירות או המוצר שלי (למשל, לקוח גדול בעל היקף פעילות רחב) ג. עד כמה אתה תושפע אם תעלה בעיה כלשהי בינכם ד. עד כמה העסק יושפע אם תעלה בעיה כלשהי בינכם

את הקשרים האסטרטגים שזיהינו חשוב שנייצב ונהפוך לקשר אפקטיבי.

איך נהפוך קשר אסטרטגי לאפקטיבי?

טיפ 1: הגדרת תחומי אחריות וגבולות

נבחן את תחומי האחריות והגבולות שלנו מול אותו ספק/לקוח, נחשוב על תהליך העבודה ביננו.

ונשאלות שאלות כמו:

• האם זה משרת אותנו באופן הטוב ביותר?

• האם לכול אחד מהצדדים ברור על מה הוא אחראי?

• האם צד אחד או שני הצדדים עושה מעבר לתחום האחריות?

• האם יש צורך לתאם ציפיות מחדש? או להגדיר שוב את תחומי האחריות?

חלוקת האחריות מגדירה לכל אחד מהצדדים מה הם גבולות הגזרה ורצף הפעולות הרצוי בעבודה המשותפת מבחינת תהליך העבודה, איך הדברים יעבדו בינינו: מי מעביר למי, מה ומתי.

נבנה תרשים או טבלה של חלוקת אחריות בין הצדדים (דוגמאות מצורפות בתמונות).

טיפ 2: חיבור לעשייה

כמו בכל דבר, ככל שאנחנו מבינים יותר, מכירים ומחוברים לרעיון הכללי, כך נהיה רתומים יותר לעשייה שלנו בו.

נספר על הרעיון המרכזי של העסק שלנו מאיפה הוא נולד ועל הדרך שעשינו עד היום.

נזמין אותו אלינו להיכרות מקרוב ונחבר אותו לעשייה היומיומית שלנו. ע"י היכרות הוא יחוש חלק משמעותי ויהיה יותר מחוייב. ככל שירגיש תחושה של שותפות כך ירצה לעשות את העבודה שלו בצורה מקצועית יותר.

תמיד טוב ומקרב לבצע היכרות מעמיקה ואישית עם הספק או הלקוח, לספר עליך, על העסק, להבין מי האדם העומד מולנו, ננסה לבחון את התקשורת ולפענח אם אנחנו מסתדרים איתו. נבדוק האם אנו מצליחים לדמיין עבודה משותפת שהיא גם איכותית ותקשורת נעימה ביננו.

טיפ 3: תקשורת

שמירה על תקשורת טובה, פתוחה ורציפה ביחסים עם ספקים ולקוחות יכולה להיות הכף המכריע בין קשר אפקטיבי וטוב, לבין יחסי עבודה בעיתיים.

על מנת שנצליח לשמור על תקשורת מסוג זה, חשוב שנשים לב:

לעיתים נדרש להעיר לצד השני בזמן אמת, להיות ישירים ונוקבים, להציף קשיים. חשוב שלא נטאטא מחלוקות אלא נגלה אחריות ונדע לעצור בנקודות שהן מתעוררות, לדבר עליהן ולפתור אותן עם הספק או הלקוח.

במצבים מורכבים, ישנה נטייה "להיתקע" בבעיה, דבר שמונע מאיתנו לצאת ולמצוא פתרון.

מה ניתן לעשות?

1. אמן את עצמך במציאת פתרונות. מדובר בשריר שניתן לחזק.

2. ייצר לעצמך הרגל בו תשאל את הצד השני- מה הפתרון שהוא חושב כמתאים לבעיה?

תקשורת פתוחה ורציפה תעזור לנו במניעת כיבוי שריפות.

טיפ 4: בדיקה

מעקב ובקרה הם הכלים שלנו לוודא האם הצלחנו לייצר קשר אפקטיבי או לא.

נבצע מעקב ובקרה:

א. נגדיר לעצמנו נקודות עצירה קבועות בהן נבחן את יחסי העבודה עם הצד השני. נמדוד עד כמה העבודה המשותפת עומדת בדרישות שהצבנו בתחילת הדרך.

ב. נשתדל להיצמד פגישת סטטוס קבועה. פגישה זו תאפשר לבחון את האפקטיביות של התהליכים שננקטו, לדייק אותם, ולהתעכב על הערות והארות, אי הסכמות ומציאת פתרונות.

לסיכום, עבודה מוצלחת וטובה מול ספקים ולקוחות - היא באחריותנו.

שמירה על טיפים אלו כעקרונות מנחים בעבודה היומיומית תקדם אותנו בהתפתחות העסקית ותוביל אותנו לביסוס הקשר האפקטיבי אליו אנו שואפים בעבודה המשותפת עם הגורמים שבחרנו.

חזרה לפרק מנהלים עסק