טכניקה ייחודית ופרקטית שעושה סדר במשימות ובניהול הזמן.
✍🏻 מאמר זה נכתב בהתנדבות ע״י תהילה גרטי - חברת קהילת העסקים WeR1 ובעלת עסק לאימון למנהלות ולמנהלים (PCC)
עצמאיות ועצמאים בטח מזדהים עם תחושת עומס משימות, הצפה ולפעמים אפילו איבוד שליטה שגורמים למתח ושחיקה. לא פעם אנחנו עסוקים מאד בכיבוי שריפות ולפעמים מתקשים לטפל בדברים החשובים של העסק. הנה טכניקה ייחודית שעושה סדר בראש ומחזירה את תחושת השליטה במשימות ובניהול הזמן.
איך מתחילים? קודם כל, מפנים זמן שקט להתבוננות וחשיבה.
הזמן שיוקדש עכשיו ליצירת סדר ובהירות, ישתלם בהמשך ויחזור בריבית דריבית בזכות סדר, מיקוד ורוגע שהטכניקה הזו תאפשר.
מתחילים:
1. עושים רשימת פעילויות/משימות - יש לך פתקים דביקים במגרה? מעולה (אפשר גם סתם חתיכת נייר). נכתוב על כל פתקית, כל אחת מהפעילויות/ המשימות לשבוע הקרוב. פגישות, פרוייקטים, שיחות הערכה- הכל! עכשיו נניח את כל הפתקיות מולנו. הנה דוגמה שאני עשיתי:
2. ממיינים ומסדרים - נבדוק איזה פעילויות/ משימות אפשר לקבץ יחד. ניצור קטגוריות עם שם מתאים לכל קבוצת פעילויות. נקבץ תחתיהן את הפעילויות המתאימות. (דוגמה לשלוש קטגוריות שכיחות לתפקידי ניהול: מידע, קבלת החלטות, בין-אישי).
3. מגדירים תחומי אחריות - כל אחת מקבוצות הפעילויות האלה, קשורה לתחום אחריות אחר שלך. מהו? לארגן? לתווך? לקבל החלטות? להעביר ידע? לגבש ולבנות את הצוות? בקרה? תקשורת פנימית/ חיצונית? ייצוג? הנעת הצוות? טיפוח קשרים ומערכות יחסים? פתרון בעיות/ קונפליקטים? נגדיר את תחומי האחריות, נרשום כל אחד על פתקית נפרדת ונקבץ תחתם את קבוצות הפעילויות/ משימות שלנו.
4. מתעדפים - נדרג את תחומי האחריות, לפי סדר חשיבותם, בהתאם למטרות שהגדרתם. מי מהם בראש הרשימה? מי אחריו? נשים לב שהתיעדוף כאן אינו של כל משימה ומשימה אלא של תחומי אחריות בתפקיד שלך.
5. מקצים זמן - נעריך כמה זמן דרוש לכל אחד מתחומי האחריות שהגדרנו. נקצה לכל תחום אחריות את אחוז הזמן המתאים מתוך זמן העבודה שלנו (בהתאם לתיעדוף שעשינו). נעריך גם את מסגרת הזמן הדרושה לביצוע המשימות/פעילויות בכל מקבץ.
6. מתבוננים ממבט-על - נתבונן על הסדר שעשינו. מבט-על על כל תחומי האחריות שלך ועל המשימות שלך. נבדוק - האם סדר העדיפויות שקבעת באמת משקף את מה שחשוב לך? האם יש פער בין סדר העדיפויות שהגדרת לבין הזמן שמוקדש כרגע לכל תחום אחריות ולכל משימה? מה דורש שינוי? מה יאפשר לך השינוי הזה? מה יעזור לך לעשות את השינוי הזה?
"אוקיי, יצרתי סדר עדיפויות בין המשימות שלי, אבל העומס לא פחת".
זה נכון. תיעדוף משימות עושה סדר אבל לא תמיד מקל על העומס.
בואו נגיד את זה בקול רם: לסדר עדיפויות יש יכולת מוגבלת לשפר את היעילות שלנו.
נחשוב על זה רגע- להזיז משימה ממקום אחד לאחר ב- TO-DO list שלי, זה לא משהו שבאמת יכול לייצר עוד זמן.
אז מה כן? מה יפנה באמת זמן למשימות חשובות שאינן דחופות? ואיך מייצרים עוד זמן?
למיון משימות לפי - חשוב/ דחוף, נוסיף מימד שלישי: משמעותי.
משימות משמעותית הן כאלה שאם אקדיש להן זמן היום, הן ייצרו לי יותר זמן מחר.
לאחר מכן, נכין רשימת NOT-TO-DO . הגיוני נכון? רק כשיהיו לי פחות משימות, יהיה לי יותר זמן.
אבל איך מחליטים איזו משימה היא משמעותית? ואיך יוצרים רשימת NOT TO DO?
אני רוצה להציג לך כלי מאד חשוב ויעיל לניהול זמן. הוא פחות מוכר, אבל מי שמתנסה בו אומר שהוא אחד הכלים הטובים ביותר שפגש לניהול זמן אפקטיבי: המשפך
נדמיין משפך דרכו עוברות כל המשימות שלנו. רק חלק מהן שעוברות את הסינון, מגיעות לרשימת ה-TO DO שלנו. למעשה, כל משימה עוברת מיון דרך 3 שאלות:
האם אפשר לסלק את המשימה הזו? (האם שווה בכלל לעשות אותה?) אפשר לסלק אותה? נכניס אותה לרשימת NOT-TO-DO.
האם אפשר לאטמט את המשימה הזו? (להשקיע זמן באוטומציות שיחסכו זמן בעתיד).
האם אפשר ללמד מישהו אחר לעשות את המשימה הזו? אפשר? נאציל את המשימה למישהו אחר.
ומה עם המשימות שנשארו לנו אחרי המיון?
אם אי אפשר לסלק ואי אפשר לאטמט ואי אפשר להאציל למישהו, נשאל:
האם כדאי לעשות את המשימה הזו עכשיו? או שכדאי לדחות אותה בכוונה?
אם כדאי עכשיו: נשמור על הזמן שצריך להקדיש לה- נסלק הסחות דעת ונתמקד בה.
אם לא כדאי עכשיו: נדחה אותה בכוונה למועד אחר וכשהוא יגיע, נעביר את המשימה הזו שוב דרך המשפך.
שימו לב - זו לא דחיינות שנובעת מהימנעות. זו דחיינות מחושבת.
ניהול זמן הוא לא רק עניין לוגי/ טכני, הוא לגמרי גם עניין רגשי.
זו טכניקה מצויינת אבל -
כדי לסלק משימות שלא שווה לעשות אותן, נצטרך לתת לעצמנו רשות להתעלם ממשימות. להגיד "לא", בלי רגשות אשם.
כדי ליצור תשתית של אוטומציות, צריך להסכים (רגשית) להשקיע עכשיו זמן במשהו שאת התוצאות שלו ארגיש רק בעתיד (בדומה לחסכון כספי).
כדי להסכים להשקיע זמן בללמד מישהו אחר לעשות את המשימה במקומי, צריך לשחרר את המחשבה שאין אף אחד שיעשה את זה טוב כמוני ולהסכים לזמן מה לקבל חוסר שלמות בביצוע עד שתושג מיומנות.
את הכלי המעולה הזה, מציג בהרצאת טד מעולה, מחבר רבי המכר בנושא של ניהול עצמי - Rory Vaden.
מוזמנים לצפות בה בעצמכם, היא אורכת 18 וחצי דקות: https://www.youtube.com/watch?v=y2X7c9TUQJ8
----
תהילה גרטי - מאמנת למנהלות ולמנהלים (PCC), נשיאה שותפה של ארגון המאמנים העולמי בישראל ICF